【仕事の進め方が変わる】Geminiにタスクのスケジュール機能が追加！今すぐ使える活用法を徹底解説！

「今日のタスクは…」
「あの会議の予定はいつだっけ？」
「毎週の報告書作成、もっと楽にならないかな…」

日々の業務に追われる中で、タスク管理やスケジュール調整に頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか。
もし、そんな細々としたタスクを、あなたの代わりにAIが自動で実行してくれるとしたら、仕事はどれほど楽になるでしょう。

実は、それを実現する待望の機能が、Googleの生成AI「Gemini」に新たに追加されました。それが「時間指定アクション（Scheduled Actions）」機能です。

今回は、このGeminiの画期的な新機能「時間指定アクション」に焦点を当て、あなたの仕事を劇的に効率化する具体的な活用方法を、簡単に、そしてすぐに試せるように、徹底的に解説していきます。

そもそも「Gemini」とは？簡単におさらい

本題に入る前に、Geminiについて簡単におさらいしましょう。

Geminiは、Googleが開発した最先端の生成AIです。
私たちが普段使っている言葉（自然言語）で質問やお願いをすると、まるで人間のように対話し、様々なタスクをこなしてくれます。

• 文章作成: メール、企画書、ブログ記事などの下書き作成
• 情報収集: 複雑なテーマについて要約し、分かりやすく説明
• アイデア出し: 新しい企画やキャッチコピーのアイデアを無数に提案
• 翻訳・要約: 長文のドキュメントや外国語の資料を瞬時に要約・翻訳

これだけでも十分に強力ですが、Geminiの真価は、Gmail、Googleカレンダー、GoogleドキュメントといったGoogleの各種サービスと連携できる点にあります。
今回の新機能「時間指定アクション」は、この連携をさらに一歩進め、私たちの働き方を根底から変える可能性を秘めています。

新機能「時間指定アクション」とは？何ができるのか

「時間指定アクション」とは、ひとことで言えば「Geminiへの指示を、指定した時間に自動で実行してもらう機能」です。

これまでは、何かタスクをお願いしたい場合、その都度Geminiにプロンプト（指示文）を入力する必要がありました。
しかし、この新機能を使えば、
「毎週月曜日の朝9時に、今週のスケジュールを要約して」
「毎日夕方5時に、未読メールの中から重要そうなものを3つ教えて」
といったように、定期的・継続的なタスクを一度設定するだけで、あとはGeminiが自動で実行してくれるのです。

これは単なるリマインダーではありません。
Geminiが能動的に情報を収集・整理し、私たちに知らせてくれる、まさに「パーソナルアシスタント」と呼ぶにふさわしい機能です。

どうやって使うの？設定はとても簡単！

使い方は驚くほどシンプルです。

設定したスケジュールは、Geminiの設定画面からいつでも確認、編集、削除が可能です。

【職種別】今すぐ使える！ビジネス活用具体例

それでは、この「時間指定アクション」を実際のビジネスシーンでどのように活用できるか、具体的なプロンプト例と共に見ていきましょう。

1. 経営者・管理職の方へ：鳥の目で全体を把握し、意思決定を加速

経営者や管理職は、常に組織全体の状況を把握し、迅速な意思決定を求められます。
Geminiを使えば、情報収集と状況把握を自動化できます。

プロンプト例①：毎朝のブリーフィング

プロンプト：
「毎朝8時に、今日のGoogleカレンダーの予定をすべてリストアップし、関連する未読メール（過去24時間以内）の件名と差出人を要約して。」

→ これで、出社後すぐにその日の重要事項を把握し、1日の行動計画を立てられます。

プロンプト例②：週次のプロジェクト進捗確認

プロンプト：
「毎週金曜日の午後3時に、Googleドライブの『〇〇プロジェクト』フォルダ内で、この1週間に更新されたドキュメントをリストアップし、それぞれの変更点を3行で要約して。」

→ これで、各プロジェクトの細かな進捗を追いかける手間が省け、より重要な戦略策定に時間を割けます。

2. 営業職の方へ：顧客との関係を深化させ、機会損失を防ぐ

営業担当者にとって、顧客フォローのタイミングや情報管理は生命線です。

プロンプト例①：フォローアップ漏れ防止

プロンプト：
「毎日午後6時に、今日のカレンダーの予定の中から『商談』『打ち合わせ』というキーワードが含まれるものを抽出し、『〇月〇日 〇〇様 商談後フォローアップ』というタスクをGoogle ToDoリストに追加して。」

→ これで、多忙な中でも確実なフォローアップが実行でき、顧客との信頼関係を築けます。

プロンプト例②：見込み客へのアプローチ準備

プロンプト：
「毎週月曜日の朝10時に、業界ニュースサイト（特定のURLなど）から最新のトレンドを5つピックアップして、それぞれについて顧客へのトークで使えそうな切り口を考えて。」

→ これで、常に最新情報を携え、付加価値の高い提案ができるようになります。

3. 事務・バックオフィス職の方へ：定型業務を自動化し、生産性を向上

日々の定型業務が多い事務職こそ、Geminiの自動化機能が真価を発揮します。

プロンプト例①：会議の準備と議事録作成の効率化

プロンプト：
「毎週火曜日の午前11時から行われる『定例会議』の開始30分前に、参加者全員にリマインダーメールを送る準備をして。メール本文には、Googleドキュメントの議題リストへのリンクを含めてください。」

→ これで、会議前の煩雑な準備作業から解放されます。会議後は、録音した音声データから文字起こしをさせ、議事録のドラフトを作成させることも可能です。

プロンプト例②：経費精算のリマインド

プロンプト：
「毎月25日の午前中に、『経費精算の締め切りは月末です。未提出の方はお早めに申請をお願いします』という内容のリマインドを作成して。」

→ これで、毎月のリマインド業務を忘れず、かつ手間なく実行できます。

4. 開発・制作職の方へ：集中力を維持し、クリエイティブな時間を確保

開発者やクリエイターにとって、集中できる時間の確保は極めて重要です。

プロンプト例①：集中タイムの確保

プロンプト：
「平日の午後1時から3時まで、『集中タイム』としてGoogleカレンダーに予定を入れて。この時間帯は通知をオフにするようにリマインドして。」

→ これで、邪魔の入らない「ディープワーク」の時間を意図的に作り出すことができます。

プロンプト例②：情報収集とインプットの習慣化

プロンプト：
「毎週水曜日に、私の専門分野である『〇〇（例：Webデザイン、Pythonプログラミング）』に関する海外の最新技術ブログ記事を3本見つけて、日本語で要約して。」

→ これで、効率的に最新の知識をインプットし、自身のスキルアップに繋げられます。

Geminiでタスクを自動化するメリットと注意点

メリット:

• 圧倒的な時間創出: 定型業務や情報収集にかかっていた時間を大幅に削減し、より創造的で付加価値の高い仕事に集中できます。
• 抜け漏れの防止: 人間の記憶だけに頼らず、システムがタスクを管理してくれるため、「うっかり忘れ」がなくなります。
• 業務の標準化: チームで同じようなプロンプトをスケジュール設定すれば、業務の進め方を標準化し、属人化を防ぐことができます。
• ストレスの軽減: 「あれもこれもやらなきゃ」という心理的な負担から解放されます。

注意点:

• プライバシーへの配慮: Gmailやカレンダーなど、個人の情報にアクセスさせることになります。Googleの堅牢なセキュリティのもとで管理されますが、どのような情報を連携させるかは、ご自身の判断で慎重に行いましょう。
• 過信は禁物: AIは万能ではありません。特に重要なタスクや約束事については、最終的に人間が確認する習慣をつけましょう。最初は、自動で作成されたタスクやメールの下書きをチェックしてから実行することをおすすめします。
• 有料プランの必要性: 前述の通り、現時点では主に有料プランで利用できる機能です。しかし、これにより削減できる時間や得られる生産性を考えれば、費用対効果は非常に高いと言えるでしょう。

まとめ：AIアシスタントと共に働く未来へ

今回ご紹介したGeminiの「時間指定アクション」機能は、単なるツールのアップデートではありません。
これは、私たち一人ひとりが「自分専用の優秀なアシスタント」を、手軽に雇えるようになったことを意味します。

これまで面倒だと感じていたルーティンワークをAIに任せ、人間は人間にしかできない創造的な思考や、お客様とのコミュニケーションに時間を使う。
そんな新しい働き方が、もう目の前に来ています。

「AIは難しそう」と感じていた方も、まずはこの記事で紹介した簡単なプロンプトから試してみてはいかがでしょうか。
「毎朝、今日の天気に合わせた服装のアイデアを教えて」といった、プライベートな使い方から始めるのも良いでしょう。

その小さな一歩が、あなたの仕事の進め方、そしてビジネス全体を大きく変えるきっかけになるかもしれません。
生成AI活用ラボでは、これからも皆様のビジネスを加速させる、実践的なAI活用法をお届けしていきます。