事務・総務の仕事は、会社を支える重要な業務です。

お客様や取引先へのメール対応、社内文書の作成、案内文の作成、会議資料の準備、議事録の整理、備品管理、社内ルールの整備、社員からの問い合わせ対応など、日々さまざまな仕事が発生します。

特に中小企業では、事務・総務担当者が少人数で多くの業務を担当していることも多く、

「毎日のメール対応に時間がかかる」
「案内文や通知文を作るのが負担になっている」
「社内文書やマニュアルを整備したいが、手が回らない」
「会議メモや議事録をまとめるのに時間がかかる」
「同じような問い合わせに何度も対応している」
「事務作業をもっと効率化したい」

といった悩みを抱えている企業も少なくありません。

このような事務・総務の業務効率化に役立つのが、生成AIの活用です。

ChatGPTをはじめとする生成AIは、文章作成、書類のたたき台作成、メール文面の作成、議事録整理、社内マニュアル作成、業務手順の整理など、事務・総務の幅広い業務に活用できます。

生成AIを上手に使えば、書類作成やメール対応にかかる時間を短縮し、担当者の負担を減らすことができます。

このようなお悩みはありませんか？

事務・総務担当者、または経営者の方から、次のようなお悩みをよくお聞きします。

• 社内向けの案内文や通知文を作るのに時間がかかる
• 取引先へのメール文面を毎回考えるのが大変
• 丁寧な文章を書きたいが、表現に迷う
• 会議メモを議事録にまとめる作業が負担になっている
• 社内マニュアルや業務手順書を作りたいが、後回しになっている
• 社員からの問い合わせ対応を効率化したい
• 書類のチェックリストを整備したい
• 総務業務が属人化しており、担当者しかわからない仕事が多い
• 新人やパート社員に業務を教える時間がかかる
• 生成AIを事務作業にどう使えばよいかわからない

事務・総務の仕事は、会社にとって欠かせない一方で、成果が見えにくく、業務量が増えやすい分野でもあります。

生成AIを活用することで、毎日の細かな作業を効率化し、より重要な業務に時間を使えるようになります。

生成AIは事務・総務の「時短サポーター」になる

生成AIというと、難しい技術や専門的なシステムを想像する方も多いかもしれません。

しかし、事務・総務における生成AI活用は、決して難しいものではありません。

たとえば、
「社内向けの案内文を作ってください」
「この内容を丁寧なメール文にしてください」
「会議メモを議事録風に整理してください」
「この業務のチェックリストを作ってください」
といった形で指示を出すだけでも、業務のたたき台を作ることができます。

生成AIは、担当者の代わりにすべてを判断するものではありません。
しかし、文章作成や情報整理の下書きを作ってくれることで、ゼロから考える時間を大きく減らしてくれます。

つまり、事務・総務にとって生成AIは、毎日の仕事を早く、わかりやすく、整えるための実務サポーターになります。

事務・総務で生成AIを活用できる主な業務

1. 社内文書・案内文の作成

事務・総務では、社内向けの案内文や通知文を作成する機会が多くあります。

たとえば、健康診断の案内、年末調整の案内、社内行事のお知らせ、休業日の案内、備品利用ルールの通知、社内提出物の依頼などです。

生成AIを活用すれば、伝えたい内容を箇条書きで入力するだけで、丁寧でわかりやすい文章のたたき台を作成できます。

活用例：

• 健康診断の案内文
• 年末調整の提出依頼文
• 社内行事のお知らせ
• 長期休暇前の注意喚起文
• 備品管理ルールの案内
• 社内提出物の依頼文
• 社員向け注意喚起文
• 社内掲示用のお知らせ文

文章の型を毎回考える必要がなくなるため、作成時間の短縮につながります。

2. メール対応の効率化

取引先、顧客、社内関係者へのメール対応も、事務・総務の大きな業務の一つです。

生成AIを活用すれば、目的や相手に合わせたメール文面のたたき台を短時間で作ることができます。

活用例：

• 取引先への依頼メール
• 書類送付時のメール
• 日程調整メール
• お礼メール
• お詫びメール
• 回答を保留する場合のメール
• 社内への確認依頼メール
• 社員へのリマインドメール

特に、丁寧な表現や失礼のない言い回しに迷う場合、生成AIは役立ちます。

ただし、メールを送る前には、宛先、日付、金額、添付資料、社名、個人名などに間違いがないか、人が必ず確認することが大切です。

3. 会議メモ・議事録の整理

会議の内容をまとめる作業は、意外と時間がかかります。

会議中に取ったメモをもとに、決定事項、課題、担当者、期限、次回までの対応事項などを整理する必要があります。

生成AIを活用すれば、箇条書きのメモを議事録形式に整えたり、要点をまとめたりすることができます。

活用例：

• 会議メモの要約
• 議事録のたたき台作成
• 決定事項の整理
• ToDoリストの作成
• 担当者別の対応事項整理
• 次回会議の議題案作成

議事録作成を効率化することで、会議後の共有が早くなり、社内の動きもスムーズになります。

4. 社内マニュアル・業務手順書の作成

中小企業では、事務・総務業務が担当者の経験や記憶に頼っていることがあります。

「この仕事はあの人しかわからない」
「新人に教えるたびに同じ説明をしている」
「引き継ぎ資料が整っていない」

このような状態は、業務の属人化につながります。

生成AIを活用すれば、日常業務の流れを整理し、社内マニュアルや業務手順書のたたき台を作りやすくなります。

活用例：

• 電話対応マニュアル
• 来客対応マニュアル
• 備品発注の手順書
• 経費精算の流れ
• 入退社手続きのチェックリスト
• 社内申請の手順書
• 書類保管ルール
• 災害時対応の初動マニュアル

まずは簡単な業務からマニュアル化することで、引き継ぎや教育がしやすくなります。

5. チェックリスト作成

事務・総務では、抜け漏れを防ぐことが重要です。

生成AIは、業務ごとのチェックリスト作成にも活用できます。

活用例：

• 入社手続きチェックリスト
• 退職手続きチェックリスト
• 会議準備チェックリスト
• 出張手配チェックリスト
• 年末調整書類確認リスト
• 備品管理チェックリスト
• 社内イベント準備リスト
• 契約書確認前のチェック項目

チェックリストを整備することで、担当者によるミスや確認漏れを減らしやすくなります。

6. 社員からの問い合わせ対応

総務には、社員からさまざまな問い合わせが寄せられます。

「この申請はどこに出せばよいですか？」
「経費精算の締切はいつですか？」
「有給休暇の申請方法を教えてください」
「備品を購入したい場合はどうすればよいですか？」

このようなよくある質問を整理しておくことで、対応時間を減らすことができます。

生成AIを使えば、社内FAQのたたき台を作成したり、社員向けのわかりやすい説明文を作成したりできます。

活用例：

• 社内FAQの作成
• 申請方法の説明文作成
• よくある質問の整理
• 社員向けルール説明
• 問い合わせ対応文の作成
• 社内ポータル掲載用文章の作成

問い合わせ対応を仕組み化することで、総務担当者の負担軽減につながります。

生成AI活用で期待できる効果

1. 書類作成の時間短縮

案内文、通知文、メール、議事録、マニュアルなどの作成時間を短縮できます。

ゼロから文章を考えるのではなく、AIが作ったたたき台を人が確認・修正することで、効率よく文書を作成できます。

2. 業務の属人化を防ぐ

事務・総務業務は、担当者の経験に頼りがちです。

生成AIを活用して手順書やチェックリストを整備することで、誰でも同じ流れで業務を進めやすくなります。

3. 社内対応の品質向上

社内案内文やFAQを整えることで、社員への情報共有がわかりやすくなります。

必要な情報が正しく伝わることで、問い合わせの減少や社内業務の円滑化につながります。

4. 担当者の負担軽減

事務・総務担当者は、急ぎの依頼や細かな対応に追われがちです。

生成AIを活用することで、文章作成や情報整理の負担を減らし、確認・調整・改善といった本来重要な業務に時間を使いやすくなります。

5. 社内の業務改善につながる

生成AIは、単なる時短ツールではありません。

業務の流れを整理し、マニュアルやチェックリストを作ることで、社内業務そのものを見直すきっかけにもなります。

事務・総務が生成AIを使うときの注意点

個人情報・社外秘情報を入力しない

社員の個人情報、給与情報、取引先情報、契約内容、社外秘の資料などを安易に入力することは避ける必要があります。

生成AIを使う場合は、具体的な名前や金額、個人が特定される情報を除いた形で活用することが大切です。

AIの文章を必ず確認する

生成AIは自然な文章を作ることができますが、内容が必ず正しいとは限りません。

社内ルール、法令、契約内容、就業規則などに関わる文章を作成する場合は、必ず人が確認し、必要に応じて専門家にも確認することが重要です。

自社のルールに合わせて修正する

AIが作成する文章は一般的な内容になりやすいです。

そのため、自社の実際の運用、社内ルール、提出期限、担当部署、連絡先などを必ず反映させる必要があります。

最終判断は人が行う

生成AIは、事務・総務業務を助ける道具です。

最終的な判断、承認、送信、社内共有は人が行う必要があります。
AIを使う部分と人が確認する部分を分けておくことが大切です。

事務・総務におすすめの生成AI活用ステップ

当サイトが支援できること

当サイトでは、事務・総務担当者や中小企業の経営者向けに、生成AIの実務的な活用方法をわかりやすくお伝えしています。

AIツールの説明だけでなく、実際の事務作業や総務業務で、どのように使えば時短や業務効率化につながるのかを重視しています。

事務・総務向け生成AI活用セミナー

事務・総務担当者向けに、ChatGPTなどの生成AIを日常業務で使う方法を学ぶセミナーを行います。

内容例：

• 生成AIの基本的な使い方
• 社内文書・案内文の作成
• メール対応への活用
• 議事録・会議メモの整理
• 社内マニュアル作成
• チェックリスト作成
• 社内FAQ作成
• 安全に使うための注意点

社内向けAI勉強会

企業ごとの業務内容に合わせて、社内向けのAI勉強会を行うことも可能です。

内容例：

• 自社の実務に合わせたAI活用
• よく使う文書の作成演習
• メール文面の改善
• 業務手順書づくり
• 社内FAQづくり
• AI利用時の社内ルール整理

実際の業務に近い内容で学ぶことで、すぐに現場で使いやすくなります。

事務・総務業務の効率化相談

「どの業務にAIを使えばよいかわからない」
「社内文書やマニュアルを整備したい」
「社員向けのAI勉強会を開きたい」
「生成AIを安全に使うルールを作りたい」

このようなご相談にも対応します。

中小企業の現場に合わせて、事務・総務業務の効率化につながる生成AI活用を一緒に整理します。

生成AIで事務・総務の仕事をもっと楽に、わかりやすく

事務・総務の仕事は、会社の日常を支える大切な仕事です。

しかし、毎日の細かな対応に追われ、業務改善やマニュアル整備、社内ルールの見直しに手が回らないことも少なくありません。

生成AIを活用すれば、文章作成や情報整理の負担を減らし、業務を見える化しやすくなります。

AIに任せられる部分はAIに任せ、人が確認すべき部分は人が確認する。
その仕組みを作ることで、事務・総務の仕事はより効率的で、わかりやすいものになります。

まずは身近な事務作業から生成AIを活用してみませんか？

「社内文書の作成を早くしたい」
「メール対応の負担を減らしたい」
「議事録やマニュアル作成を効率化したい」
「総務業務の属人化を防ぎたい」
「社員向けに生成AIの使い方を学ばせたい」

このようなお悩みがあれば、ぜひ一度ご相談ください。

事務・総務向けの生成AI活用セミナー、社内勉強会、個別相談を通じて、御社の業務に合ったAI活用方法をわかりやすくお伝えします。

生成AIを活用し、書類作成・メール対応・社内業務を時短することで、会社全体の業務効率化を進めていきましょう。

よくある質問